En una empresa manufacturera, compras y producción dependen una de la otra, pero rara vez hablan el mismo idioma. Producción habla de órdenes, piezas y fechas de inicio; compras habla de proveedores, precios y plazos. Cuando el proceso de compras no traduce lo primero en lo segundo, aparecen los síntomas conocidos: material que llega tarde, urgencias diarias y una bodega llena de lo que no se necesitaba.
Este artículo describe un proceso de compras para una empresa que fabrica bajo pedido: sus etapas, quién decide en cada una, los errores comunes y los indicadores que vale la pena medir.
Las cuatro etapas del proceso de compras
1. Requisición
Es la solicitud interna de material. En un taller bajo pedido debería nacer de la lista de materiales del proyecto, no de un correo o una llamada. Una buena requisición dice qué material (con especificación completa: norma, dimensiones, cantidad), para qué orden de trabajo y para qué fecha se necesita en planta.
Responsable: ingeniería o planeación. Error común: requisiciones genéricas («acero para el molde X») que obligan a compras a adivinar.
2. Solicitud de cotización
Compras pide precio y plazo a varios proveedores. Lo importante aquí no es solo el precio: un proveedor más barato que entrega cinco días después puede costar más si el material es de una tarea crítica.
Responsable: compras. Error común: no registrar el plazo de entrega prometido, que después es la base para reclamar o para evaluar al proveedor.
3. Orden de compra
Es el compromiso formal con el proveedor: material, cantidad, precio, condiciones de pago y fecha de entrega. Debe quedar ligada a la requisición y, por lo tanto, al proyecto.
Responsable: compras, con aprobación según el monto. Error común: órdenes de compra que agrupan materiales de varios proyectos sin trazabilidad; cuando llega el material, nadie sabe a qué orden pertenece.
4. Recepción
La bodega verifica la remisión contra la orden de compra, hace una inspección de entrada (dimensiones, certificado de material cuando aplique) y registra el ingreso al inventario. Si el material es para un proyecto, queda reservado para esa orden.
Responsable: almacén y, cuando aplique, calidad. Error común: recibir sin registrar, o registrar sin reservar.
Cómo encaja compras con el cronograma de producción
La pregunta que conecta ambas áreas es: ¿cuándo necesita la planta este material? Esa fecha no es la fecha de entrega del pedido al cliente, sino la fecha de inicio de la primera tarea que usa el material. Si compras la conoce, puede calcular cuándo emitir la orden restando el plazo del proveedor, y puede priorizar los materiales de tareas que están en la ruta crítica del proyecto.
Cuando compras no ve el cronograma, pasa lo contrario: se apura lo que se pidió más fuerte, no lo que es más urgente.
Señales de que compras y producción no están alineadas
- Las órdenes se detienen esperando material que «ya estaba pedido».
- Hay fletes urgentes casi todas las semanas.
- La bodega tiene material sin proyecto asignado.
- Nadie puede decir, sin preguntar, si un proyecto tiene todo el material para empezar.
- El jefe de planta compra directamente para no esperar.
Indicadores de compras para una empresa manufacturera
- Cumplimiento de entrega de proveedores: porcentaje de órdenes de compra recibidas en la fecha prometida.
- Tiempo de ciclo de compra: días desde la requisición hasta la recepción.
- Órdenes de trabajo detenidas por material: cuántas y cuántos días.
- Compras urgentes: porcentaje de órdenes emitidas con menos días que el plazo normal del proveedor.
- Rechazos en recepción: porcentaje de entregas con no conformidades.
El tercer indicador es el que mejor conecta compras con producción: dice cuánto le cuesta a la planta cada falla del proceso de compras.
Un proceso de compras en Colombia: la parte contable
En Colombia, la orden de compra, la factura electrónica del proveedor y su registro contable viven en el software contable de la empresa. El proceso operativo que describimos aquí (requisición ligada al proyecto, plazos, recepción y reservas) es el que normalmente queda por fuera de ese sistema y se maneja en hojas de cálculo. Conviene separar las dos cosas: la contabilidad en su programa contable y la operación de compras ligada a la producción.
Cómo lo resuelve Industric
En Industric, la requisición se genera desde las piezas faltantes de la lista de materiales; la solicitud de cotización registra precios y plazos de varios proveedores; la orden de compra queda ligada al proyecto; la recepción incluye inspección previa y entrada al inventario, y un indicador muestra si el proyecto tiene el 100 % del material antes de liberar el corte. Lo detallamos en la guía de compras e inventario. Para el cálculo de cantidades, lea qué es el MRP y cómo calcular necesidades de materiales.
Preguntas frecuentes
Dudas comunes sobre el proceso de compras
¿Qué diferencia hay entre requisición y orden de compra?
La requisición es una solicitud interna de material. La orden de compra es el compromiso formal con un proveedor, con precio, cantidad y fecha. Una requisición puede generar una o varias órdenes de compra.
¿Cuántas cotizaciones hay que pedir?
Depende de la política de la empresa y del monto. Lo habitual es pedir varias para materiales de valor alto y trabajar con proveedores calificados para consumibles recurrentes.
¿Quién debe aprobar las órdenes de compra?
Lo más común es definir niveles por monto: compras aprueba hasta cierto valor y, por encima, gerencia. Lo importante es que la regla esté escrita y que la aprobación quede registrada.
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